ALD Automotive ja yksityisyys

Axus Finland Oy (jäljempänä ”ALD” tai ”me”), Y-tunnus: 0643850-5, Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa tarjoaa liikkumispalveluja, mukaan lukien ajoneuvojen leasingpalvelut, autokantojen hallinta ja ajoneuvojen jälleenmyynti. Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on kuvata käytäntömme aldcarmarket.com-sivuston käyttäjien ("sinä") henkilötietojen osalta.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja siksi käsittelemme henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen ("GDPR"), muiden tietosuojaa ja henkilötietojen suojaa koskevien lakien ja asetusten sekä tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

1. Yleiset periaatteet

ALD ymmärtää huolesi henkilötietojesi luottamuksellisuudesta. Seuraavassa kuvaamme, miten hankimme ja käytämme näitä tietoja, ja kerromme oikeuksistasi. Pyydämme sinua lukemaan tämän huolellisesti, jotta käsittely olisi mahdollisimman oikeudenmukainen, läpinäkyvä ja turvallinen.

Seuraavat periaatteet ovat keskeisiä siinä, miten käsittelemme henkilötietojasi:

Läpinäkyvyys ja oikeudenmukaisuus: Kun keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, kerromme sinulle kuka kerää ja vastaanottaa näitä tietoja, sekä syyt tähän. Jos laki niin vaatii, pyydämme aina suostumuksesi ennakkoon (esim. ennen arkaluonteisten tietojen keräämistä tai suoramarkkinointimateriaalin lähettämistä). Emme koskaan käytä henkilötietojasi tarkoituksiin, jotka ovat ristiriidassa tässä esitettyjen tarkoitusten kanssa.
Laillisuus: ALD / Axus Finland Oy ei kerää tai käsittele henkilötietoja ilman laillista syytä. Käytämme henkilötietojasi vain asianmukaisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin (esim. palvelujen tarjoamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakkaiden ajoneuvokannan hallintaan ja laskutukseen tai markkinointitoimiin, profilointiin asiakkaiden paremman palvelemisen varmistamiseksi, tyytyväisyyskyselyjen tekemiseen tai raporttien laatimiseen ja lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen).
Minimointi: Keräämme ainoastaan käsittelyn kannalta välttämättömiä tietoja, kuten tässä asiakirjassa on esitetty. Keräämme arkaluonteisia tietoja vain tarvittaessa. Toteutamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet varmistaaksemme, että tallennetut henkilötietosi ovat täsmällisiä, täydellisiä ja ajantasaisia.
Yksityisyys: Henkilötietojen käsittelyssä pyrimme varmistamaan yksityisyytesi. Tätä varten suoritamme myös yksityisyyden suojaan kohdistuvia vaikutustenarviointeja varmistaaksemme, että suojatoimemme ovat asianmukaiset ja että tietosi ovat suojattuja.

2. Meistä

ALD – Axus Finland Oy on henkilötietojesi rekisterinpitäjä.

Yhteystietomme:

Ohtolankatu 4, Vantaa 01510

Tietosuojavastaavamme tavoitat osoitteesta:fi.riskcompliance@aldautomotive.com

3. Miten käytämme henkilötietojasi ja mitä henkilötietoja keräämme?

KÄSITTELY	LAILLINEN PERUSTE	ASIANOMAISET	KERÄTTY TIETO
Asiakkaan arviointi ja tunnistaminen myyntisopimuksen tekemistä varten.	Sopimus	Lailliset edustajat	Laillisen edustajan henkilöllisyystodistus, kaupparekisteriote.
Autoliikkeiden sopimussuhteiden hallinta (B2B).	Sopimus	Lailliset edustajat	Sukunimi, etunimi, asema, sähköpostiosoite, puhelin- ja matkapuhelinnumero. Yritystä edustavan työntekijän ja/tai yrityksen edustajan henkilöllisyystodistus, allekirjoitettu valtakirja, kaupparekisteriote, todistus verorekisteristä, pankkitilitiedot.
Vähittäiskaupan sopimussuhteiden hallinta (B2C ja B2B)	Sopimus	Yksityishenkilöt, pienten yritysten lailliset edustajat	Yksityishenkilöt: henkilöllisyystodistus ja todistus kotiosoitteesta, ajokortti ja sosiaaliturvatunnus/y-tunnus, sähköpostiosoite, puhelin- ja matkapuhelinnumero. Yritykset: Kaupparekisteriote
Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunta	Lakisääteinen velvoite	Yrityksen lailliset edustajat, yhtiön muut edustajat, tosiasialliset edunsaajat, yksittäiset asiakkaat	Nimi, henkilöllisyystodistus, kaupparekisteriote. - Koko nimi (etu- ja sukunimi), - Sukupuoli, - Tehtävänimike, - Syntymäaika, - Täydellinen osoite, Hakutulokset viranomaisten, kansallisten ja kansainvälisten järjestöjen rekistereistä esim. pakotelistat.
KÄSITTELY	LAILLINEN PERUSTE	REKISTERÖIDYT	KERÄTTY TIETO
Markkinointi- tai myyn-ninedistäminen, Uutiskirjeiden, kyselyjen tai tyytyväisyyskyselyjen lähettäminen.	Suostumus	Asiakkaat, kauppiaat	Nimi (etu- ja sukunimi), postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Noutopalvelut	Sopimus	Kuljettajat	Kuljettajan nimi (etu- ja sukunimi), kuljettajan noutopaikan katuosoite ja postinumero, kuljettajan puhelinnumero, kuljettajan sähköpostiosoite.
Ajoneuvon luovuttaminen kuljettajalle	Sopimus	Kuljettajat	Kuljettajan nimi, kuljettajan puhelinnumero, kuljettajan sähköpostiosoite.
Myynti huutokauppa-alustan kautta elinkeinonharjoittajille (eli oikeushenkilöille tai yrityksille)	Suostumus	Yrityksensä puolesta toimiva luonnollinen henkilö, tosiasialliset edunsaajat, johtaja(t) ja muut mahdolliset vastapuolen edustajat.	Nimi (etu- ja sukunimi), sukupuoli, yksityinen asuinosoite, syntymäaika, henkilötunnus, hakutulokset viranomaisten, kansallisten ja kansainvälisten järjestöjen rekistereistä / johdon ja vastapuolen edustajien osalta: Nimi (etu- ja sukunimi), sukupuoli, tehtävänimike, syntymäaika, täydellinen kotiosoite.
Leasingsopimuksen päättäminen	Lakisääteinen velvollisuus	Kuljettajat	Ajoneuvo, ajoneuvon dokumentit
Hinnoittelu	Oikeutettu etu	Autovaraston yhteyshenkilö	Nimi , työpuhelinnumero, työsähköpostiosoite
Ajoneuvon kunnostaminen	Sopimus	Kuljettajat	Auton sisältämien henkilötietojen poistaminen
Vähittäiskauppa (Yksityishenkilöt ja yritykset)	Sopimus	Yksityishenkilöt, pienet yritykset	Yksityishenkilöt: henkilöllisyystodistus ja todistus kotiosoitteesta, ajokortti ja Yritykset: kaupparekisteriote, y-tunnus/verotunniste

4. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

ALD säilyttää henkilötietoja aktiivisessa tietokannassa sen ajan, joka on tarpeen niiden keruuhetkellä tavoitellun päämäärän saavuttamiseksi. ALD määrittelee säilytysajan aluksi kunkin yksittäisen vuokrasopimuksen toteuttamisen edellyttämien operatiivisten tarpeiden mukaisesti ja ottaen huomioon paikallisen tietosuojaviranomaisen mahdolliset suositukset.

Lainsäädäntö- ja sääntelytekstit saattavat kuitenkin edellyttää pidempiä säilytysaikoja. Jotkin lait edellyttävät myös, että henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja/tietoja säilytetään tietyn ajan todistusaineistona tai mahdollisten oikeudenkäyntien varalta, kunnes kyseinen asia on vanhentunut. Esimerkiksi vastuuasiakirjoja koskevissa kaupallisissa asioissa velvoitteet ovat periaatteessa viiden vuoden pituisia, jos niihin ei sovelleta erityisiä määräyksiä. Näin ollen ALD on velvollinen säilyttämään välivaiheen arkistossa tiettyjä henkilötietoja leasingsopimusten kestoa pidemmän ajan, vaikka sillä ei enää ole niille mitään käyttöä.

Näiden ajanjaksojen päätyttyä henkilötiedot ovat:

Anonymisoitu ja/tai
Poistettu

5. Kenen kanssa ALD voi jakaa henkilötietojasi?

Periaatteessa emme jaa tietojasi kolmansille osapuolille. Osana myyntisopimuksen toteuttamista saatamme kuitenkin jakaa yritystietoja ja henkilötietoja ALD Automotiven konsernin sisällä / SG konsernin kanssa KYC-prosessin tehostamiseksi.

6. Henkilötietojen vienti ETA:n ulkopuolelle

Yleensä kaikki ALD-tietokannat sijaitsevat Euroopan unionin alueella. ALD voi kuitenkin siirtää henkilötietojasi Euroopasta Euroopan talousalueella tai sen ulkopuolella sijaitseviin maihin. ETA:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samaa suojan tasoa kuin ETA. Jos siirrämme henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, varmistamme, että henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan riittävää suojaustasoa. Näin ollen ALD varmistaa ennen henkilötietojesi siirtämistä Euroopan ulkopuolelle, että se ottaa käyttöön vakiosopimuslausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC). Tämä koskee Intiassa sijaitsevaa tukitiimiämme (SGGSC).

7. Oikeutesi

Rekisteröidyllä, jonka henkilötietoja käsitellään, on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Seuraavassa taulukossa esitellään kyseisiä oikeuksia:

Rekisteröidyn oikeus	Oikeuden kuvaus	Tietosuoja-asetuksen artikla
Oikeus saada pääsy tietoihin	Voit saada tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja kopion näistä henkilötiedoista.	Artikla 15
Oikeus tietojen oikaisemiseen	Kun huomaat, että henkilötietosi ovat virheellisiä tai epätäydellisiä, voit vaatia, että kyseisiä henkilötietoja muutetaan oikeiksi.	Artikla 16
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)	Voit vaatia henkilötietojesi poistamista lain sallimissa rajoissa.	Artikla 17
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen	Voit pyytää henkilötietojesi käytön rajoittamista.	Artikla 18
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen	Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot takaisin ymmärrettävässä muodossa, jos se on lain mukaan mahdollista.	Artikla 20
Vastustamisoikeus	Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä erityistilanteeseesi liittyvistä syistä.	Artikla 21

8. Turvallisuus ja tietojen tallentaminen

ALD suojaa tietojasi teknisin ja organisatorisin turvatoimin, mukaan lukien:

- Ajantasaiset käytännöt ja työohjeet sekä niiden noudattamisen säännöllinen tarkistaminen,

- Tehtävien ja roolien erottelu, jotta työntekijöillämme on pääsy henkilötietoihisi vain, jos se on tarpeen heidän tehtävänsä ja roolinsa kannalta,

- Työntekijöidemme tehokas koulutus säännöistä, kysymyksistä ja riskeistä,

- Niiden tilojen fyysinen turvallisuus, joissa käsittelemme henkilötietojasi (esim. kulunvalvonta ja videovalvontakamerat),

- Lukuisat tietotekniset turvatoimet (suojatut palvelimet, palomuurit ja salaus).

9. Evästekäytäntö & verkkosivustot

ALD voi kerätä tietoja evästeiden avulla parantaakseen käyttäjän selauskokemusta. Evästeitä käytetään muun muassa mieltymysten ja asetusten tallentamiseen ajan säästämiseksi, kirjautumisen mahdollistamiseksi, petosten torjumiseksi, verkkosivuston ja vuokraajan tarjoamien palveluiden suorituskyvyn analysoimiseksi ja vierailutilastojen laatimiseksi.

Jos käytät mobiilisovellustamme, saatamme kerätä GPS-sijaintisi tarvittaessa suostumuksellasi. Saatamme myös tarkastella, kuinka usein käytät sovellusta ja mistä olet ladannut sen.

Lisätietoja saat evästekäytännöstämme tästä linkistä:

https://www.aldcarmarket.com/cookiepolicy/

10. Tämän tietosuojakäytännön päivitykset

Saatamme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä määräajoin noudattaaksemme uusia säännöksiä, joten tarkista se säännöllisesti. Jos muutamme tätä tietosuojakäytäntöä, ilmoitamme siitä sinulle verkkosivuillamme. Tätä ilmoitusta on viimeksi muutettu 15. huhtikuuta 2022.

11. Miten otat meihin yhteyttä

Jos haluat milloin tahansa käyttää 10 artiklassa mainittuja oikeuksia, lähetä meille kirje tai sähköposti seuraavaan osoitteeseen: Axus Finland Oy, osoite: Ohtolankatu 4 01510 Vantaa tai ota yhteyttä paikalliseen ALD:n tietosuojavastaavaan osoitteessa fi.riskcompliance@aldautomotive.com.

Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, jos olet huolissasi siitä, miten ALD käsittelee henkilötietojasi.