ALD Automotive ja yksityisyys

 

ALD Automotive Suomi / Axus Finland Oy on liikkumisratkaisujen toimittaja, joka tarjoaa muun muassa ajoneuvojen huoltoleasingia, ajoneuvokannan hallintaratkaisuja ja uudelleenmarkkinointia. Tässä tietosuojaselosteessa tuodaan esiin käytäntöjämme, jotka koskevat aldcarmarket.com käyttäjien (jäljempänä sinä) henkilötietoja.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja siksi käsittelemme henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen sekä muiden soveltuvien tietosuojaan, henkilötietojen suojaan ja tähän tietosuojaselosteeseen liittyvien lakien ja asetusten mukaisesti.

1. Yleisperiaatteet

ALD Automotive Suomi ymmärtää, että henkilötietojesi luottamuksellisuus saattaa askarruttaa sinua. Jäljempänä kerromme oikeuksistasi ja siitä, miten hankimme ja käytämme tietojasi. Lue tämä tietosuojaseloste huolellisesti, jotta koko prosessi on mahdollisimman kohtuullinen, läpinäkyvä ja turvallinen.

Seuraavat periaatteet ovat keskeisiä henkilötietojasi käsiteltäessä:

 

2. Tietoa meistä

Axus Finland Oy / ALD Automotive Suomi on henkilötietojesi rekisterinpitäjä.

Yhteystietomme:

Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa

Sähköposti: FI.vaihtoautoinfo@aldautomotive.com

Tavoitat tietosuojavastaavan osoitteesta: fi.dataprotection@aldautomotive.com

3. Miten käytämme henkilötietojasi ja mitä henkilötietoja käytetään

KÄSITTELY

OIKEUDELLINEN PERUSTA

REKISTERÖIDYT

KERÄTYT TIEDOT

Asiakkaan arviointi ja tunnistaminen myyntisopimuksen tekemiseksi

Sopimus

Lailliset edustajat

Laillisen edustajan henkilöllisyystodistus; Kaupparekisteriote

Autokauppiaiden sopimussuhteen hallinnointi (B2B)

Sopimus

Lailliset edustajat

Sukunimi, etunimi, asema, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja matkapuhelinnumero
Yhtiön edustajan henkilöllisyystodistuskopio ja/tai yhtiön työntekijän henkilöllisyystodistuskopio; Valtakirja allekirjoituksella; Kauppakamarin todistus; Verotustodistus; Pankkitilin tiedot

Jälleenmyyjien sopimussuhteen hallinnointi (pienet B2B)

Sopimus

Pienten yritysten lailliset edustajat

Kaupparekisteriote

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunta 

Lakisääteinen velvoite

Lailliset edustajat; Yrityksen jäsenet; Tosiasialliset edunsaajat; Yksityisasiakkaat

Nimi; Laillisten edustajien etunimi; Henkilöllisyystodistus; Kaupparekisteriote
• Koko nimi (etunimet ja sukunimi);
• Sukupuoli;
• Tehtävänimike;
• Syntymäaika;
• Täydellinen asuinosoite;
Tarkastustulokset

KÄSITTELY

OIKEUDELLINEN PERUSTA

REKISTERÖIDYT

KERÄTYT TIEDOT

Markkinointi- tai myynninedistämistoimet; Uutiskirjeiden, kyselyiden tai tyytyväisyyskyselyiden lähettäminen

Suostumus

Asiakkaat
Elinkeinonharjoittajat

Nimi; Etunimi; Postiosoite; Sähköpostiosoite; Puhelinnumero

Noutopalvelut

Sopimus

Kuljettajat

Kuljettajan nimi; Kuljettajan noutopaikan osoite ja postinumero; Kuljettajan puhelinnumero; Kuljettajan sähköpostiosoite

Kuljettajan ajoneuvon luovutus

Sopimus

Kuljettajat

Kuljettajan nimi; Kuljettajan puhelinnumero; Kuljettajan sähköpostiosoite

Myynti huutokauppapaikan kautta elinkeinonharjoittajille (eli oikeushenkilöille tai yrityksille)

Suostumus

Yrityksensä puolesta toimiva luonnollinen henkilö; (Näennäiset) tosiasialliset edunsaajat; Johtaja(t); Tarvittaessa vastapuolen edustajat

Koko nimi (etunimet ja sukunimi); Sukupuoli; Yksityinen asuinosoite; Syntymäaika; Henkilötunnus; Tarkastustulokset / Johtajat ja vastapuolen edustajat: Koko nimi (etunimet ja sukunimi); Sukupuoli; Tehtävänimike; Syntymäaika; Täydellinen asuinosoite

Ajoneuvokannan poisto

Lakisääteinen velvoite

Kuljettajat

Ajoneuvo; Ajoneuvoa koskevat asiakirjat

Hinnan asettaminen

Oikeutettu etu

Yhteyshenkilö autojen säilytyspaikassa

Nimi; Työpuhelinnumero; Työsähköpostiosoite

Ajoneuvon kunnostus

Sopimus

Kuljettajat

Autossa säilytettyjen henkilötietojen poistaminen

Jälleenmyynti (B2B-yritykset)

Sopimus

Pienet yritykset

Kaupparekisteriote

 

4. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

ALD Automotive Suomi säilyttää henkilötietoja aktiivisessa tietokannassa niin kauan kuin on tarpeen niiden keräämishetkellä tavoitellun päämäärän saavuttamiseksi.

ALD Automotive Suomi määrittää siis aluksi säilytysajan kunkin yksittäisen leasingsopimuksen toteuttamisen edellyttämien tarpeiden ja paikallisen tietosuojaviranomaisen suositusten mukaisesti.

Lainsäädäntö- ja sääntelytekstit saattavat kuitenkin edellyttää pidempiä säilytysaikoja. Jotkin lait edellyttävät myös, että henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja/tietoja säilytetään tietyn ajan todistusaineistona tai mahdollisten oikeudenkäyntien varalta, kunnes kyseinen asia on vanhentunut. Esimerkiksi vastuuasiakirjoja koskevissa kaupallisissa asioissa velvoitteet ovat periaatteessa viiden vuoden pituisia, jos niihin ei sovelleta erityisiä määräyksiä. Näin ollen ALD on velvollinen säilyttämään välivaiheen arkistossa tiettyjä henkilötietoja leasingsopimusten kestoa pidemmän ajan, vaikka sillä ei enää ole niille mitään käyttöä.

Näiden ajanjaksojen päättyessä henkilötiedot on

 

5. Kenelle ALD Automotive Suomi voi jakaa henkilötietojasi

Periaatteessa emme jaa tietojasi kolmansille osapuolille. Osana myyntisopimuksen toteuttamista voimme kuitenkin jakaa yritys- ja henkilötietoja ALD:n tytäryhtiöille / SG-konsernille KYC (Know Your Customer) ‑prosessin sujuvoittamiseksi.

 

6. Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen   ulkopuolelle

Yleensä kaikki ALD-tietokannat sijaitsevat Euroopan unionin alueella. ALD voi kuitenkin siirtää henkilötietojasi Euroopan talousalueen (ETA) sisällä tai sen ulkopuolelle. ETA:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samantasoista tietosuojaa kuin ETA-maat. Jos siirrämme henkilötietojasi ETA ulkopuolelle, varmistamme, että henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan riittävää suojatasoa. ALD varmistaakin ennen henkilötietojesi siirtämistä Euroopan ulkopuolelle, että komission hyväksymät vakiolausekkeet (standard contractual clauses, SCC) pannaan täytäntöön. Tämä pätee myös Intiassa toimivaan tukitiimiimme (SGGSC).

 

7. Oikeutesi

Rekisteröidyllä, jonka henkilötietoja käsitellään, on tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Seuraavassa taulukossa esitellään kyseisiä oikeuksia:

Rekisteröidyn oikeus

Oikeuden kuvaus

Tietosuoja-asetuksen artikla

Oikeus saada pääsy tietoihin

Voit saada henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä tietoja ja jäljennöksen kyseisistä henkilötiedoista.

15 artikla

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos henkilötietosi ovat mielestäsi virheelliset tai epätäydelliset, voit vaatia, että henkilötietosi oikaistaan.

16 artikla

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Voit vaatia henkilötietojesi poistamista lain sallimissa rajoissa.

17 artikla

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit pyytää rajoitusta henkilötietojesi käyttöön.

18 artikla

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus siihen, että meille antamasi henkilötiedot palautetaan sinulle ymmärrettävässä muodossa, jos se lain mukaan on mahdollista.

20 artikla

Vastustamisoikeus

Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.

21 artikla

 

8. Turvallisuus ja tietojen tallentaminen

ALD Automotive Suomi suojaa tietojasi teknisillä ja organisatorisilla turvatoimilla, joita ovat esimerkiksi

- ajantasaiset toimintaperiaatteet ja työohjeet sekä niiden noudattamisen säännöllinen seuranta

- tehtävien ja roolien erottelu, jotta työntekijämme pääsevät käsiksi henkilötietoihisi vain, jos se on heidän tehtävänsä ja roolinsa kannalta tarpeen

- asiaan liittyvien sääntöjen, kysymysten ja riskien opettaminen työntekijöille koulutusten avulla

- fyysinen turvallisuus tiloissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi (esimerkiksi kulunvalvonta ja valvontakamerat)

- lukuisat tietotekniset turvatoimet (suojatut palvelimet, palomuurit ja salaus).

 

Vain ne yrityksemme tiimit ja työntekijät, jotka tarvitsevat tietojasi, saavat pääsyn niihin. ALD Automotive Suomi varmistaa, että hallinnointioikeudet ja ‑käytännöt toteutuvat yrityksessämme, ja teemme kaikkemme varmistaaksemme, että työntekijät, neuvonantajat ja palveluntarjoajat pitävät tiedostosi luottamuksellisina.

 

9. Evästekäytännöt ja verkkosivustot

ALD Automotive Suomi voi kerätä tietoja evästeiden avulla parantaakseen käyttäjän selauskokemusta. Evästeitä käytetään yhdessä muiden jäljittimien kanssa tallentamaan asetuksia ajan säästämiseksi, kirjautumisen nopeuttamiseksi, petosten torjumiseksi, verkkosivuston ja ALD:n tarjoamien palveluiden toimivuuden analysoimiseksi sekä käyntitilastojen keräämiseksi.

Jos käytät mobiilisovellustamme, voimme tarvittaessa kerätä GPS-sijaintitietojasi, jos olet antanut siihen suostumuksesi. Saatamme myös kartoittaa, kuinka usein käytät sovellusta ja minne olet ladannut sen.

Lisätietoja evästekäytännöstämme saat tästä linkistä:

https://www.aldcarmarket.com/cookiepolicy/

 

 

 

10. Tietosuojaselosteen päivitykset

Saatamme määräajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta, jotta voimme noudattaa uusia määräyksiä. Tarkista se siis säännöllisesti. Jos muutamme tietosuojaselostetta, ilmoitamme siitä verkkosivuillamme. Tätä tietosuojaselostetta on muutettu viimeksi 15.4.2022.

11. Yhteydenotot

Voit käyttää 7. kohdassa mainittuja oikeuksiasi milloin tahansa lähettämällä meille sähköpostin tai kirjeen osoitteeseen: ALD Automotive Suomi, Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa. Vaihtoehtoisesti voit ottaa yhteyttä paikalliseen ALD:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen fi.dataprotection@aldautomotive.com, niin käsittelemme pyyntösi. Älä lähetä henkilötunnuksen kaltaisia arkaluonteisia henkilötietoja suojaamattoman sähköpostin kautta.