ALD Automotive ja yksityisyys

ALD Automotive Suomi / Axus Finland Oy on liikkumisratkaisujen toimittaja, joka tarjoaa muun muassa ajoneuvojen huoltoleasingia, ajoneuvokannan hallintaratkaisuja ja uudelleenmarkkinointia. Tässä tietosuojaselosteessa tuodaan esiin käytäntöjämme, jotka koskevat aldcarmarket.com käyttäjien (jäljempänä sinä) henkilötietoja.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja siksi käsittelemme henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen sekä muiden soveltuvien tietosuojaan, henkilötietojen suojaan ja tähän tietosuojaselosteeseen liittyvien lakien ja asetusten mukaisesti.

1. Yleisperiaatteet

ALD Automotive Suomi ymmärtää, että henkilötietojesi luottamuksellisuus saattaa askarruttaa sinua. Jäljempänä kerromme oikeuksistasi ja siitä, miten hankimme ja käytämme tietojasi. Lue tämä tietosuojaseloste huolellisesti, jotta koko prosessi on mahdollisimman kohtuullinen, läpinäkyvä ja turvallinen.

Seuraavat periaatteet ovat keskeisiä henkilötietojasi käsiteltäessä:

Avoimuus ja oikeudenmukaisuus: Kun keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, ilmoitamme sinulle, kuka sen tekee ja miksi. Jos laki niin vaatii, pyydämme aina etukäteen suostumuksesi (esimerkiksi ennen arkaluonteisten tietojen keräämistä tai suoramarkkinointiaineiston lähettämistä). Emme koskaan käytä henkilötietojasi tarkoituksiin, jotka ovat ristiriidassa tässä kuvattujen tarkoitusten kanssa.
Lainmukaisuus: ALD Automotive Suomi ei kerää tai käsittele henkilötietoja ilman lainmukaista syytä. Käytämme henkilötietojasi vain asianmukaisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin (esimerkiksi palveluiden tarjoamiseen, asiakassuhteiden hallintaan, asiakasajoneuvokannan hallintaan, täsmälliseen laskutukseen tai markkinointitoimiin, profilointiin, jonka avulla voimme palvella asiakkaita paremmin, tyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseen, raporttien laatimiseen ja lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen).
Minimointi: Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa kuvatun tietojenkäsittelyn kannalta. Keräämme arkaluonteisia tietoja vain tarvittaessa. Pyrimme kaikin kohtuullisin keinoin varmistamaan, että tallennetut henkilötietosi ovat tarkkoja, täydellisiä ja ajantasaisia.
Yksityisyys: Pyrimme varmistamaan yksityisyyden henkilötietojen käsittelyssä. Teemme myös tietosuojaa koskevia vaikutustenarviointeja varmistaaksemme, että suojatoimemme ovat asianmukaiset ja että tietosi on suojattu.

2. Tietoa meistä

Axus Finland Oy / ALD Automotive Suomi on henkilötietojesi rekisterinpitäjä.

Yhteystietomme:

Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa

Sähköposti: FI.vaihtoautoinfo@aldautomotive.com

Tavoitat tietosuojavastaavan osoitteesta: fi.dataprotection@aldautomotive.com

3. Miten käytämme henkilötietojasi ja mitä henkilötietoja käytetään

KÄSITTELY	OIKEUDELLINEN PERUSTA	REKISTERÖIDYT	KERÄTYT TIEDOT
Asiakkaan arviointi ja tunnistaminen myyntisopimuksen tekemiseksi	Sopimus	Lailliset edustajat	Laillisen edustajan henkilöllisyystodistus; Kaupparekisteriote
Autokauppiaiden sopimussuhteen hallinnointi (B2B)	Sopimus	Lailliset edustajat	Sukunimi, etunimi, asema, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja matkapuhelinnumero Yhtiön edustajan henkilöllisyystodistuskopio ja/tai yhtiön työntekijän henkilöllisyystodistuskopio; Valtakirja allekirjoituksella; Kauppakamarin todistus; Verotustodistus; Pankkitilin tiedot
Jälleenmyyjien sopimussuhteen hallinnointi (pienet B2B)	Sopimus	Pienten yritysten lailliset edustajat	Kaupparekisteriote
Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunta	Lakisääteinen velvoite	Lailliset edustajat; Yrityksen jäsenet; Tosiasialliset edunsaajat; Yksityisasiakkaat	Nimi; Laillisten edustajien etunimi; Henkilöllisyystodistus; Kaupparekisteriote • Koko nimi (etunimet ja sukunimi); • Sukupuoli; • Tehtävänimike; • Syntymäaika; • Täydellinen asuinosoite; Tarkastustulokset
KÄSITTELY	OIKEUDELLINEN PERUSTA	REKISTERÖIDYT	KERÄTYT TIEDOT
Markkinointi- tai myynninedistämistoimet; Uutiskirjeiden, kyselyiden tai tyytyväisyyskyselyiden lähettäminen	Suostumus	Asiakkaat Elinkeinonharjoittajat	Nimi; Etunimi; Postiosoite; Sähköpostiosoite; Puhelinnumero
Noutopalvelut	Sopimus	Kuljettajat	Kuljettajan nimi; Kuljettajan noutopaikan osoite ja postinumero; Kuljettajan puhelinnumero; Kuljettajan sähköpostiosoite
Kuljettajan ajoneuvon luovutus	Sopimus	Kuljettajat	Kuljettajan nimi; Kuljettajan puhelinnumero; Kuljettajan sähköpostiosoite
Myynti huutokauppapaikan kautta elinkeinonharjoittajille (eli oikeushenkilöille tai yrityksille)	Suostumus	Yrityksensä puolesta toimiva luonnollinen henkilö; (Näennäiset) tosiasialliset edunsaajat; Johtaja(t); Tarvittaessa vastapuolen edustajat	Koko nimi (etunimet ja sukunimi); Sukupuoli; Yksityinen asuinosoite; Syntymäaika; Henkilötunnus; Tarkastustulokset / Johtajat ja vastapuolen edustajat: Koko nimi (etunimet ja sukunimi); Sukupuoli; Tehtävänimike; Syntymäaika; Täydellinen asuinosoite
Ajoneuvokannan poisto	Lakisääteinen velvoite	Kuljettajat	Ajoneuvo; Ajoneuvoa koskevat asiakirjat
Hinnan asettaminen	Oikeutettu etu	Yhteyshenkilö autojen säilytyspaikassa	Nimi; Työpuhelinnumero; Työsähköpostiosoite
Ajoneuvon kunnostus	Sopimus	Kuljettajat	Autossa säilytettyjen henkilötietojen poistaminen
Jälleenmyynti (B2B-yritykset)	Sopimus	Pienet yritykset	Kaupparekisteriote

4. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

ALD Automotive Suomi säilyttää henkilötietoja aktiivisessa tietokannassa niin kauan kuin on tarpeen niiden keräämishetkellä tavoitellun päämäärän saavuttamiseksi.

ALD Automotive Suomi määrittää siis aluksi säilytysajan kunkin yksittäisen leasingsopimuksen toteuttamisen edellyttämien tarpeiden ja paikallisen tietosuojaviranomaisen suositusten mukaisesti.

Lainsäädäntö- ja sääntelytekstit saattavat kuitenkin edellyttää pidempiä säilytysaikoja. Jotkin lait edellyttävät myös, että henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja/tietoja säilytetään tietyn ajan todistusaineistona tai mahdollisten oikeudenkäyntien varalta, kunnes kyseinen asia on vanhentunut. Esimerkiksi vastuuasiakirjoja koskevissa kaupallisissa asioissa velvoitteet ovat periaatteessa viiden vuoden pituisia, jos niihin ei sovelleta erityisiä määräyksiä. Näin ollen ALD on velvollinen säilyttämään välivaiheen arkistossa tiettyjä henkilötietoja leasingsopimusten kestoa pidemmän ajan, vaikka sillä ei enää ole niille mitään käyttöä.

Näiden ajanjaksojen päättyessä henkilötiedot on

anonymisoitu ja/tai
puhdistettu.

5. Kenelle ALD Automotive Suomi voi jakaa henkilötietojasi

Periaatteessa emme jaa tietojasi kolmansille osapuolille. Osana myyntisopimuksen toteuttamista voimme kuitenkin jakaa yritys- ja henkilötietoja ALD:n tytäryhtiöille / SG-konsernille KYC (Know Your Customer) ‑prosessin sujuvoittamiseksi.

6. Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yleensä kaikki ALD-tietokannat sijaitsevat Euroopan unionin alueella. ALD voi kuitenkin siirtää henkilötietojasi Euroopan talousalueen (ETA) sisällä tai sen ulkopuolelle. ETA:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samantasoista tietosuojaa kuin ETA-maat. Jos siirrämme henkilötietojasi ETA ulkopuolelle, varmistamme, että henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan riittävää suojatasoa. ALD varmistaakin ennen henkilötietojesi siirtämistä Euroopan ulkopuolelle, että komission hyväksymät vakiolausekkeet (standard contractual clauses, SCC) pannaan täytäntöön. Tämä pätee myös Intiassa toimivaan tukitiimiimme (SGGSC).

7. Oikeutesi

Rekisteröidyllä, jonka henkilötietoja käsitellään, on tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Seuraavassa taulukossa esitellään kyseisiä oikeuksia:

Rekisteröidyn oikeus	Oikeuden kuvaus	Tietosuoja-asetuksen artikla
Oikeus saada pääsy tietoihin	Voit saada henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä tietoja ja jäljennöksen kyseisistä henkilötiedoista.	15 artikla
Oikeus tietojen oikaisemiseen	Jos henkilötietosi ovat mielestäsi virheelliset tai epätäydelliset, voit vaatia, että henkilötietosi oikaistaan.	16 artikla
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)	Voit vaatia henkilötietojesi poistamista lain sallimissa rajoissa.	17 artikla
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen	Voit pyytää rajoitusta henkilötietojesi käyttöön.	18 artikla
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen	Sinulla on oikeus siihen, että meille antamasi henkilötiedot palautetaan sinulle ymmärrettävässä muodossa, jos se lain mukaan on mahdollista.	20 artikla
Vastustamisoikeus	Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.	21 artikla

8. Turvallisuus ja tietojen tallentaminen

ALD Automotive Suomi suojaa tietojasi teknisillä ja organisatorisilla turvatoimilla, joita ovat esimerkiksi

- ajantasaiset toimintaperiaatteet ja työohjeet sekä niiden noudattamisen säännöllinen seuranta

- tehtävien ja roolien erottelu, jotta työntekijämme pääsevät käsiksi henkilötietoihisi vain, jos se on heidän tehtävänsä ja roolinsa kannalta tarpeen

- asiaan liittyvien sääntöjen, kysymysten ja riskien opettaminen työntekijöille koulutusten avulla

- fyysinen turvallisuus tiloissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi (esimerkiksi kulunvalvonta ja valvontakamerat)

- lukuisat tietotekniset turvatoimet (suojatut palvelimet, palomuurit ja salaus).

Vain ne yrityksemme tiimit ja työntekijät, jotka tarvitsevat tietojasi, saavat pääsyn niihin. ALD Automotive Suomi varmistaa, että hallinnointioikeudet ja ‑käytännöt toteutuvat yrityksessämme, ja teemme kaikkemme varmistaaksemme, että työntekijät, neuvonantajat ja palveluntarjoajat pitävät tiedostosi luottamuksellisina.

9. Evästekäytännöt ja verkkosivustot

ALD Automotive Suomi voi kerätä tietoja evästeiden avulla parantaakseen käyttäjän selauskokemusta. Evästeitä käytetään yhdessä muiden jäljittimien kanssa tallentamaan asetuksia ajan säästämiseksi, kirjautumisen nopeuttamiseksi, petosten torjumiseksi, verkkosivuston ja ALD:n tarjoamien palveluiden toimivuuden analysoimiseksi sekä käyntitilastojen keräämiseksi.

Jos käytät mobiilisovellustamme, voimme tarvittaessa kerätä GPS-sijaintitietojasi, jos olet antanut siihen suostumuksesi. Saatamme myös kartoittaa, kuinka usein käytät sovellusta ja minne olet ladannut sen.

Lisätietoja evästekäytännöstämme saat tästä linkistä:

https://www.aldcarmarket.com/cookiepolicy/

10. Tietosuojaselosteen päivitykset

Saatamme määräajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta, jotta voimme noudattaa uusia määräyksiä. Tarkista se siis säännöllisesti. Jos muutamme tietosuojaselostetta, ilmoitamme siitä verkkosivuillamme. Tätä tietosuojaselostetta on muutettu viimeksi 15.4.2022.

11. Yhteydenotot

Voit käyttää 7. kohdassa mainittuja oikeuksiasi milloin tahansa lähettämällä meille sähköpostin tai kirjeen osoitteeseen: ALD Automotive Suomi, Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa. Vaihtoehtoisesti voit ottaa yhteyttä paikalliseen ALD:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen fi.dataprotection@aldautomotive.com, niin käsittelemme pyyntösi. Älä lähetä henkilötunnuksen kaltaisia arkaluonteisia henkilötietoja suojaamattoman sähköpostin kautta.